Nachweisgesetz 2026: Arbeitsvertrag in Textform, die 15 Pflichtangaben und was weiter auf Papier muss

Am Montag fängt die neue Vertriebsmitarbeiterin an, der Vertrag ist fertig, und die Personalabteilung will das PDF per E-Mail schicken. Bis Ende 2024 hätte das als Nachweis der Arbeitsbedingungen nicht gereicht. Seit dem 1. Januar 2025 reicht es oft, aber nicht in jeder Branche, nicht für jeden Vertragsbestandteil und nicht ohne eine bestimmte Aufforderung in der E-Mail. Wer das übersieht, riskiert ein Bußgeld oder, bei der Befristung, einen unbefristeten Mitarbeiter.

Dieser Leitfaden ordnet das Nachweisgesetz für Geschäftsführung und HR: die vier Bedingungen der Textform, die seit dem 30. Dezember 2025 geänderte Branchenliste, alle 15 Pflichtangaben mit Fristen, die Tabelle „Textform genügt oder Schriftform nötig“, einen Mustertext für die Übermittlungs-E-Mail und eine HR-Checkliste.

Ein Hinweis vorab: Dieser Beitrag liefert eine Rechtsinformation und Rechtseinschätzung, keine Rechtsberatung im Sinne von § 2 RDG.

Die Kurzantwort: Darf der Arbeitsvertrag per E-Mail kommen?

In den meisten Betrieben ja. Seit 1. Januar 2025 darf der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform abfassen und elektronisch übermitteln, wenn das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und er mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis anfordert (§ 2 Abs. 1 S. 2 NachwG). Ausgenommen sind die elf Branchen des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG.

Drei Grenzen gelten unabhängig davon. Der Arbeitnehmer kann eine unterschriebene Papierfassung verlangen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG). Die Befristungsabrede braucht weiter die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Kündigung und Aufhebungsvertrag brauchen Papier mit eigenhändiger Unterschrift, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB).

Muss ein Arbeitsvertrag schriftlich sein? Vertrag und Nachweis sind zwei Dinge

Nein. Der Arbeitsvertrag selbst ist formfrei: „Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Abschluss, Inhalt und Form des Arbeitsvertrages frei vereinbaren“ (§ 105 S. 1 GewO), soweit nicht zwingendes Recht, ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung entgegenstehen. Auch ein mündlich geschlossener Vertrag ist wirksam.

Das Nachweisgesetz setzt eine Stufe später an (§ 105 S. 2 GewO). § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG verpflichtet allein den Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen niederzulegen, zu unterzeichnen und auszuhändigen. Das gilt für alle Arbeitnehmer, auch für Minijobber und Aushilfen (§ 1 S. 1 NachwG).

Was passiert, wenn der Nachweis fehlt?

Der Vertrag bleibt wirksam. Das Gesetz knüpft an den fehlenden Nachweis vier andere Folgen:

1. 1.

   Anspruch auf die Papierfassung. Der Arbeitnehmer kann die schriftliche Niederschrift auch nachträglich verlangen (§ 2 Abs. 1 S. 4 NachwG). Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet (S. 5).

2. 2.

   Bußgeld bis zu 2.000 Euro (§ 4 NachwG, Einzelheiten unten).

3. 3.

   Schadensersatz. Kommt der Arbeitgeber mit dem Nachweis in Verzug, haftet er nach §§ 280, 286 BGB. Verfällt ein Vergütungsanspruch nur, weil eine Ausschlussfrist nie nachgewiesen wurde, schuldet er ihn als Schadensersatz; vermutet wird, dass der Arbeitnehmer die Frist bei einem Hinweis beachtet hätte. Das gilt nicht für Ansprüche, die der Arbeitnehmer gar nicht kannte. Daran scheiterte der Kläger im entschiedenen Fall (BAG, Urteil vom 22. September 2022, 8 AZR 4/21, Leitsätze 1 bis 3).

4. 4.

   Beweislage. Laut Begründung im Bericht des Rechtsausschusses hat der Nachweis einen „hohen Beweiswert“: Die schriftliche Niederschrift ist eine Privaturkunde (§ 416 ZPO), bei nicht erteiltem Nachweis gelten die Grundsätze der Beweisvereitelung zugunsten des Arbeitnehmers (BT-Drucksache 20/13015, S. 119 f.).

Der Verstoß allein hebelt eine Ausschlussfrist nicht aus: Der Arbeitgeber darf sich weiter auf sie berufen (BAG, Urteil vom 21. Februar 2012, 9 AZR 486/10, Rn. 30) und haftet nur, wenn der Anspruch gerade wegen des fehlenden Hinweises verfallen ist.

Was hat sich 2025 geändert? Die Textform nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG

Seit dem 1. Januar 2025 kann die Niederschrift nach dem neuen § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG (Artikel 50 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 23. Oktober 2024, BGBl. 2024 I Nr. 323) „in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs) abgefasst und elektronisch übermittelt werden“, wenn vier Bedingungen zusammen erfüllt sind:

1. 1.

   Das Dokument ist in Textform abgefasst: eine lesbare Erklärung, die den Arbeitgeber als Erklärenden nennt, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB).

2. 2.

   Es ist für den Arbeitnehmer zugänglich.

3. 3.

   Es kann gespeichert und ausgedruckt werden.

4. 4.

   Der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auf, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Die Gesetzesbegründung ergänzt: Die Übermittlung muss individuell erfolgen, eine allgemeine Bekanntmachung reicht nicht, und beim Arbeitnehmer muss ein elektronischer Übermittlungsweg eröffnet sein, über den er uneingeschränkt auf das Dokument zugreifen kann (BT-Drucksache 20/13015, S. 119). Ein Intranet-Aushang oder ein Portal, zu dem der neue Mitarbeiter noch keinen Zugang hat, genügt deshalb nicht.

Nach dem Wortlaut muss der Arbeitgeber zum Empfangsnachweis nur auffordern. Dass der Arbeitnehmer ihn erteilt, ist keine Voraussetzung der Textform. Die Aufforderung soll laut Begründung den „bereits nach allgemeinen Regeln erforderlichen Zugang“ absichern. Diesen Zugang muss im Streitfall der Arbeitgeber beweisen; die Bestätigung ist dafür das beste Mittel.

Nachweisgesetz 2026: was sich seitdem getan hat

Am Nachweisgesetz selbst hat sich seit dem 1. Januar 2025 nichts geändert. Geändert hat sich die Branchenliste des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, an der die Ausnahme von der Textform hängt: Seit dem 30. Dezember 2025 (Gesetz vom 22. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 369) gehört das Friseur- und Kosmetikgewerbe dazu, die Forstwirtschaft nicht mehr. Manche Merkblätter zeigen noch die alte Liste.

Textform, elektronische Form, Schriftform: der Unterschied

Das BGB unterscheidet drei Formen, und „digital unterschrieben“ kann jede davon meinen oder keine:

Tabelle 1: Die drei gesetzlichen Formen im Arbeitsrecht. Stand: 24. September 2026.

Eingescannte Unterschrift, Unterschriftsbild oder Klick-Signatur sind keine Schriftform, weil die eigenhändige Unterschrift fehlt (§ 126 Abs. 1 BGB), und keine elektronische Form, weil diese eine qeS verlangt (§ 126a Abs. 1 BGB). Die Textform können solche Dokumente aber erfüllen.

Hilft eine qualifizierte elektronische Signatur beim Nachweis?

Nicht als Ersatz für Papier. § 2 Abs. 1 S. 8 NachwG lautet: „Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen nach Satz 1 in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“ Wo das Gesetz die unterschriebene Niederschrift verlangt (Satz 1, die Branchen des Satzes 6, die Papierfassung auf Verlangen nach Satz 3), ersetzt eine qeS sie also nicht.

Der Ausschluss bezieht sich nach seinem Wortlaut nur auf den Nachweis nach Satz 1. Ein qualifiziert signiertes PDF erfüllt zugleich die Merkmale der Textform (§ 126b BGB). Es kann deshalb wie jede E-Mail mit PDF über Satz 2 genügen, aber nur mit allen vier Bedingungen. Einen Vorteil bringt die Signatur beim Nachweis also nicht; die Gesetzesbegründung äußert sich dazu nicht. Sinnvoll ist die qeS dort, wo das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt, vor allem bei der Befristung.

Wo die Textform nicht gilt

Die Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG

§ 2 Abs. 1 S. 6 NachwG nimmt Arbeitnehmer aus, „die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind“. Für sie bleibt es beim unterschriebenen Papier, laut Begründung „zum Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer“. Seit dem 30. Dezember 2025 sind das elf Bereiche:

1. 1.

   Baugewerbe

2. 2.

   Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

3. 3.

   Personenbeförderungsgewerbe

4. 4.

   Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste

5. 5.

   Schaustellergewerbe

6. 6.

   Gebäudereinigungsgewerbe

7. 7.

   Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen

8. 8.

   Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks nach § 2 Abs. 2 S. 2 GSA Fleisch

9. 9.

   Prostitutionsgewerbe

10. 10.

    Wach- und Sicherheitsgewerbe

11. 11.

    Friseur- und Kosmetikgewerbe

Außerdem neu: Plattformbasierte Lieferdienste sind ausdrücklich genannt, das Fleischerhandwerk ist ausgenommen.

Beispiel: Salon Kessler GmbH, Würzburg. Die Kette mit vier Friseursalons verschickt seit 2025 Arbeitsverträge als PDF mit Aufforderung zur Empfangsbestätigung, bis zum 29. Dezember 2025 zulässig. Die Friseurin, die am Dienstag, 3. März 2026, anfängt, muss den Nachweis auf Papier mit Unterschrift erhalten, sonst droht ein Bußgeld nach § 4 Abs. 1 Nr. 1 NachwG. Auch Änderungsmitteilungen an das bestehende Team gehen seitdem auf Papier (§ 3 Abs. 1 S. 2 Nr. 1 NachwG). Ein Forstbetrieb darf dagegen jetzt auf Textform umstellen.

Offen bleibt, ob auch Büropersonal erfasst ist, etwa die Buchhalterin eines Bauunternehmens. Das Gesetz stellt auf den Wirtschaftszweig ab, nicht auf die Funktion; Papier für alle Beschäftigten ist deshalb der sichere Weg. Auch ein Arbeitsvertrag in Textform ersetzt hier die Niederschrift nicht (§ 2 Abs. 5 S. 3 NachwG).

Praktikanten: Die Textform ist nicht geöffnet

Für Praktikanten gilt eine eigene Nachweispflicht mit sieben Angaben, spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit (§ 2 Abs. 1a NachwG). Absatz 1a Satz 3 verweist nur auf den Ausschluss der elektronischen Form (Abs. 1 S. 8), nicht auf die Textform des Satzes 2, und die Begründung nennt die Anpassung eine „redaktionelle Folgeänderung“. Nach dem Wortlaut bleibt die Praktikanten-Niederschrift also beim unterschriebenen Papier.

Wenn der Arbeitnehmer Papier verlangt

Die Textform ist ein Angebot an den Arbeitgeber, kein Verzicht des Arbeitnehmers: Verlangt er Papier, ist die Niederschrift „unverzüglich“ in Schriftform mit Hinweis auf den Geltungsbeginn zu erteilen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG), sonst droht ein Bußgeld (§ 4 Abs. 1 Nr. 2 NachwG). Eine unterschriftsfähige Papierfassung sollte daher immer bereitliegen.

Die Pflichtangaben nach § 2 NachwG und ihre Fristen

§ 2 Abs. 1 S. 7 NachwG nennt 15 Angaben, die „mindestens“ in die Niederschrift gehören, Satz 9 staffelt die Fristen in drei Stufen.

Tabelle 2: Die 15 Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz mit Frist. Frist nach § 2 Abs. 1 S. 9 NachwG, Stand: 24. September 2026.

Ein Rechenbeispiel: Beginnt das Arbeitsverhältnis am Montag, 2. November 2026, müssen die Angaben Nr. 1, 7 und 8 an diesem Tag vorliegen, Nr. 2 bis 6, 9 und 10 spätestens am Montag, 9. November 2026, der Rest einen Monat nach dem vereinbarten Beginn. Unsere Praxisempfehlung: Staffeln Sie nicht. Ein Dokument mit allen 15 Angaben vor dem ersten Arbeitstag erspart drei Fristen.

Verweise statt Volltext

Die Angaben Nr. 6 bis 8 und 10 bis 14 können durch einen Hinweis auf den anwendbaren Tarifvertrag, die Betriebs- oder Dienstvereinbarung ersetzt werden (§ 2 Abs. 4 S. 1 NachwG). Gilt für Urlaub (Nr. 11) und Kündigung (Nr. 14) die gesetzliche Regelung, genügt ein Verweis auf das Gesetz (§ 2 Abs. 4 S. 2 NachwG).

Bei Nr. 14 verlangt das Gesetz ausdrücklich auch die Frist für die Kündigungsschutzklage, also drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung (§ 4 S. 1 KSchG). Fehlt der Hinweis, verlängert das die Klagefrist nicht: Nr. 14 selbst ordnet an, dass § 7 KSchG „auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis“ anzuwenden ist. Es bleibt beim Bußgeldrisiko. Die Kündigungsfrist nach § 622 BGB rechnen Sie mit dem Kündigungsfristen-Rechner aus.

Der Arbeitsvertrag ersetzt die Niederschrift

Enthält der Arbeitsvertrag alle Angaben, braucht es keine gesonderte Niederschrift. Das gilt für den schriftlichen Vertrag (§ 2 Abs. 5 S. 1 NachwG) und seit 2025 auch für einen Vertrag, der in Textform mit Aufforderung zum Empfangsnachweis übermittelt wurde (§ 2 Abs. 5 S. 2 NachwG), außer in den elf Branchen (S. 3). Der Anspruch auf Papier bleibt unberührt. Am einfachsten ist deshalb ein vollständiger Vertrag statt Vertrag plus Zusatzblatt.

Zwei Sonderfälle: Für Leiharbeitnehmer kommen Angaben zum Verleiher, zur Erlaubnis und zu Leistungen in verleihfreien Zeiten hinzu (§ 11 Abs. 1 AÜG). Wer länger als vier aufeinanderfolgende Wochen im Ausland arbeitet, erhält die Niederschrift vor der Abreise, ergänzt um Land, Dauer, Währung, Zulagen und Rückkehr (§ 2 Abs. 2 S. 1 NachwG), auch in Textform (§ 2 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 NachwG).

Der Empfangsnachweis: so fordern Sie ihn an und dokumentieren ihn

Wie der Empfangsnachweis aussieht, schreibt das Gesetz nicht vor; laut Begründung muss er sich „auf die übermittelte Niederschrift“ beziehen. Die folgenden fünf Schritte sind eine Praxisempfehlung, keine gesetzliche Vorgabe:

1. 1.

   Kanal: Senden Sie an einen Weg, den der Mitarbeiter selbst eröffnet hat, etwa die private E-Mail-Adresse aus der Bewerbung, nicht an ein Firmenpostfach, das erst am ersten Arbeitstag freigeschaltet wird.

2. 2.

   Format: Hängen Sie die Niederschrift als PDF an, statt nur auf ein Portal zu verlinken. So ist sie ohne weiteren Zugang speicher- und druckbar.

3. 3.

   Aufforderung: Bitten Sie in derselben E-Mail um Bestätigung und nennen Sie Dateiname und Datum.

4. 4.

   Ablage: Antwort mit Zeitstempel in die Personalakte, eine Kopie der Niederschrift elektronisch zu den Entgeltunterlagen (§ 8 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 BVV). Der Zoll darf Niederschriften einsehen (§ 15 S. 1 Nr. 1 MiLoG).

5. 5.

   Keine Antwort: Einmal erinnern, danach Papier gegen Quittung übergeben. Die Aufforderung erfüllt die gesetzliche Bedingung, den Zugang belegen Sie am sichersten mit Bestätigung oder Quittung.

Mustertext: Übermittlung mit Aufforderung zum Empfangsnachweis

Betreff: Ihr Arbeitsvertrag, Bitte um Empfangsbestätigung

Sehr geehrte/r [Anrede] [Nachname],

anbei erhalten Sie [Ihren Arbeitsvertrag / die Niederschrift Ihrer
wesentlichen Arbeitsbedingungen] vom [Datum] als PDF-Datei
"[Dateiname].pdf" ([Anzahl] Seiten). Wir übermitteln das Dokument
in Textform nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nachweisgesetz.

Bitte speichern Sie die Datei. Sie können sie jederzeit ausdrucken.

Bitte bestätigen Sie uns den Empfang bis zum [Datum], indem Sie auf
diese E-Mail mit folgendem Satz antworten:

"Ich habe die Datei [Dateiname].pdf am [Datum] erhalten und kann
sie öffnen, speichern und ausdrucken."

Auf Wunsch händigen wir Ihnen die Niederschrift zusätzlich auf
Papier mit eigenhändiger Unterschrift aus.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname, Funktion]
[Firma, Anschrift]

Der letzte Absatz ist nicht vorgeschrieben, nimmt aber den Anspruch aus § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG vorweg. Das PDF selbst muss den Arbeitgeber als Erklärenden nennen (§ 126b BGB). Das ist eine Formatvorlage, kein auf Ihren Betrieb zugeschnittenes Schreiben.

Was weiter Papier braucht: Textform genügt oder Schriftform nötig

Die Textform des Nachweisgesetzes gilt nur für den Nachweis. Andere Erklärungen haben eigene Formvorschriften, einige seit 2024 ebenfalls gelockert.

Tabelle 3: Textform genügt oder Schriftform nötig? Alle Normen einschließlich ihrer Fassungshistorie am 24. September 2026 auf buzer.de geprüft.

Zwei Zeilen widersprechen verbreiteten Aussagen. Das Arbeitszeugnis braucht seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zwingend Papier: § 109 Abs. 3 GewO lautete bis dahin „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen“ und lautet heute „Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden“. Gemeint ist die qeS nach § 126a BGB, eine einfache E-Mail genügt nicht. Und die Altersgrenzenklausel braucht nur Textform.

Beim Wettbewerbsverbot ist die Lage offen. § 74 Abs. 1 HGB schließt die elektronische Form nicht ausdrücklich aus, verlangt aber die Aushändigung einer unterzeichneten Urkunde. Eine höchstrichterliche Entscheidung, die eine qualifiziert signierte Fassung genügen lässt, haben wir nicht gefunden. Bis dahin gehört das Wettbewerbsverbot auf Papier.

Für Kündigung und Aufhebungsvertrag gilt die strengste Regel: Schriftform ohne elektronische Alternative, bei Verstoß nichtig (§§ 623, 125 S. 1 BGB). Form, Vollmacht und Zugang behandelt der Leitfaden zur Kündigung durch Arbeitgeber.

Befristung: Die Unterschrift muss vor dem ersten Arbeitstag stehen

§ 14 Abs. 4 TzBfG verlangt für die Befristungsabrede die Schriftform. Da das TzBfG die elektronische Form nicht ausschließt, genügt nach § 126 Abs. 3 BGB auch eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein PDF mit eingescannter Unterschrift reicht nicht, und die eigenhändig unterzeichnete Abrede muss dem Arbeitnehmer vor Vertragsbeginn vorliegen. So entschied das LAG Berlin-Brandenburg im Fall einer Messehostess mit mehr als 20 befristeten Verträgen (Urteil vom 16. März 2022, 23 Sa 1133/21).

Die Folge: Der Vertrag gilt als auf unbestimmte Zeit geschlossen (§ 16 S. 1 TzBfG). Beruht die Unwirksamkeit nur auf dem Formmangel, kann er schon vor dem vereinbarten Ende ordentlich gekündigt werden (§ 16 S. 2 TzBfG).

Entscheidend ist der Zeitpunkt. Eine zunächst nur mündlich vereinbarte Befristung wird nicht rückwirkend wirksam, wenn sie erst nach Arbeitsbeginn schriftlich festgehalten wird (BAG, Urteil vom 1. Dezember 2004, 7 AZR 198/04, noch zur damaligen Schriftformregel in § 623 BGB a. F.). Unsere Praxisempfehlung: beide Unterschriften oder qualifizierte Signaturen vor dem ersten Arbeitstag, bei befristeten Verträgen am besten den ganzen Vertrag auf Papier oder mit qeS.

Änderungen, Altverträge und Bußgeld

Änderungen. Ändert sich eine wesentliche Vertragsbedingung, ist das spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem sie wirksam wird (§ 3 Abs. 1 S. 1 NachwG). Textform, Branchenausnahme und Anspruch auf Papier gelten entsprechend (§ 3 Abs. 1 S. 2 NachwG). Keine Mitteilung braucht es bei Änderungen von Gesetzen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen (§ 3 Abs. 1 S. 3 NachwG) oder wenn ein Änderungsvertrag schriftlich oder in Textform nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG übermittelt wurde (§ 3 Abs. 2 NachwG).

Altverträge. Für Arbeitsverhältnisse, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden, gilt § 5 NachwG: Der Arbeitgeber muss nur auf Verlangen liefern, die Angaben Nr. 1 bis 10 spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung, die übrigen einen Monat danach. Die Pflicht entfällt, soweit eine frühere Niederschrift oder ein schriftlicher Vertrag die Angaben enthält (§ 5 S. 2 NachwG). Proaktiv nachbessern müssen Sie nicht, eine vorbereitete Ergänzung für alte Vorlagen lohnt aber.

Bußgeld. § 4 Abs. 1 NachwG kennt vier Tatbestände: den fehlenden oder fehlerhaften Nachweis (Nr. 1), die nicht ordnungsgemäß erteilte Papierfassung auf Verlangen (Nr. 2), die fehlerhafte Niederschrift bei Auslandstätigkeit (Nr. 3) und die fehlende oder fehlerhafte Änderungsmitteilung (Nr. 4). Die Geldbuße beträgt bis zu 2.000 Euro (§ 4 Abs. 2 NachwG). Nr. 1 erfasst auch den Nachweis „nicht in der vorgeschriebenen Weise“, also die falsche Form, etwa eine E-Mail im Baugewerbe. Die Gesetzesbegründung bestätigt das: Wer die Bedingungen der Textform verfehlt, fällt auf die Pflicht nach § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG und deren Bußgeld zurück (BT-Drucksache 20/13015, S. 121). Zulasten des Arbeitnehmers abweichen können Sie von keiner dieser Regeln (§ 6 NachwG).

Checkliste für HR: Nachweisgesetz bei jeder Einstellung

Die folgende Liste lässt sich direkt in eine Arbeitsanweisung oder ein Onboarding-Ticket kopieren.

HR-Check Nachweisgesetz, Stand 24.09.2026

1.  Branche prüfen: Fällt der Betrieb unter § 2a Abs. 1 SchwarzArbG
    (Liste seit 30.12.2025, u. a. Bau, Gastronomie, Logistik,
    Gebäudereinigung, Friseur und Kosmetik)?
    Ja:   Nachweis nur auf Papier mit Unterschrift.
    Nein: Textform möglich (§ 2 Abs. 1 S. 2 NachwG).

2.  Vorlage gegen alle 15 Angaben des § 2 Abs. 1 S. 7 NachwG prüfen,
    besonders Nr. 7 (Entgeltbestandteile getrennt), Nr. 8 (Pausen,
    Ruhezeiten, Schichten) und Nr. 14 (Klagefrist drei Wochen).

3.  Befristet? Befristungsabrede von beiden Seiten eigenhändig oder
    mit qeS unterzeichnet, dem Mitarbeiter VOR dem ersten Arbeitstag
    vorliegend (§ 14 Abs. 4 TzBfG).

4.  Praktikant? Niederschrift nach § 2 Abs. 1a NachwG auf Papier,
    spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit.

5.  Versand in Textform: PDF an einen vom Mitarbeiter eröffneten
    Kanal, Aufforderung zum Empfangsnachweis in derselben E-Mail.

6.  Fristen: Nr. 1, 7, 8 am ersten Arbeitstag; Nr. 2 bis 6, 9, 10
    am siebten Kalendertag; Rest nach einem Monat.
    Besser: alle Angaben vor dem ersten Arbeitstag.

7.  Empfangsbestätigung mit Zeitstempel in die Personalakte, Kopie
    der Niederschrift elektronisch zu den Entgeltunterlagen
    (§ 8 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 BVV).

8.  Keine Bestätigung nach drei Werktagen: einmal erinnern, danach
    Papier gegen Quittung übergeben.

9.  Verlangt der Mitarbeiter Papier: unverzüglich unterschriebene
    Niederschrift mit Hinweis auf den Geltungsbeginn
    (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG).

10. Änderungen spätestens am Tag des Wirksamwerdens mitteilen
    (§ 3 NachwG). Altverträge vor dem 01.08.2022: auf Verlangen
    binnen sieben Tagen bzw. eines Monats (§ 5 NachwG).

11. Auslandseinsatz über vier Wochen: Zusatzangaben vor der Abreise
    (§ 2 Abs. 2 NachwG).

Arbeitsverträge mit Lulius prüfen

Ein Fehler in der Vertragsvorlage wiederholt sich in jedem Vertrag, der aus ihr entsteht, etwa die fehlende Klagefrist in Nr. 14 oder das Entgelt als eine Summe statt nach Bestandteilen getrennt.

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Wann ein Anwalt die bessere Wahl ist

Erstens, wenn die Branchenzugehörigkeit unklar ist. Mischbetriebe, etwa ein Hausmeisterdienst mit Reinigungssparte oder ein Caterer mit Messeaufbau, müssen wissen, ob sie unter § 2a Abs. 1 SchwarzArbG fallen. Davon hängt ab, ob die bisher per E-Mail erteilten Nachweise ordnungsgemäß waren.

Zweitens bei Befristungsketten. Ist eine Befristung bereits an der Form gescheitert oder folgt ein befristeter Vertrag auf den nächsten, geht es darum, ob längst ein unbefristetes Arbeitsverhältnis besteht.

Drittens beim Wettbewerbsverbot. Neben der ungeklärten Formfrage hängt die Verbindlichkeit an der Karenzentschädigung von mindestens der Hälfte der zuletzt bezogenen Leistungen (§ 74 Abs. 2 HGB).

Viertens bei Entsendungen ins EU-Ausland, die unter § 2 Abs. 3 NachwG fallen, und immer dann, wenn ein Bußgeldverfahren eingeleitet ist oder ein Arbeitnehmer Schadensersatz wegen einer verfallenen Forderung verlangt.

Häufige Fragen zum Nachweisgesetz

Muss ein Arbeitsvertrag nach dem Nachweisgesetz schriftlich sein?

Nein. Der Arbeitsvertrag ist formfrei (§ 105 S. 1 GewO). Das Nachweisgesetz verlangt nur, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Bedingungen dokumentiert. Seit dem 1. Januar 2025 genügt dafür die Textform mit elektronischer Übermittlung und Aufforderung zum Empfangsnachweis (§ 2 Abs. 1 S. 2 NachwG), außer in den Branchen des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG. Eine Befristung braucht weiterhin die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG).

Ist ein Arbeitsvertrag per E-Mail rechtskräftig?

Ja, der Vertrag ist formfrei und kommt auch per E-Mail zustande (§ 105 S. 1 GewO). Als Nachweis genügt die E-Mail mit PDF seit 2025, wenn der Arbeitgeber mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis anfordert, außer in den Branchen des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG (§ 2 Abs. 1 S. 2 und 6 NachwG). Eine Befristung ist ohne Schriftform oder qeS unwirksam (§§ 14 Abs. 4, 16 S. 1 TzBfG).

Ist ein Arbeitsvertrag mit eingescannter Unterschrift gültig?

Der Vertrag selbst ja, denn er braucht keine Form (§ 105 S. 1 GewO). Eine eingescannte Unterschrift ist aber keine Schriftform (§ 126 Abs. 1 BGB). Eine so unterschriebene Befristung ist unwirksam, der Vertrag gilt als unbefristet (§ 16 S. 1 TzBfG; LAG Berlin-Brandenburg, 23 Sa 1133/21). Als Nachweis kann das PDF die Textform erfüllen, wenn die Bedingungen des § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG vorliegen.

Was ist der Unterschied zwischen Schriftform und Textform?

Schriftform verlangt eine Urkunde mit eigenhändiger Namensunterschrift (§ 126 Abs. 1 BGB), ersetzbar durch eine qualifizierte elektronische Signatur, soweit das Gesetz das nicht ausschließt (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB). Textform verlangt nur eine lesbare Erklärung, die den Erklärenden nennt, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB), also etwa eine E-Mail oder ein PDF. Eine Unterschrift ist dafür nicht nötig.

Was besagt § 5 des Nachweisgesetzes?

§ 5 NachwG ist die Übergangsvorschrift für Arbeitsverhältnisse, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden. Der Arbeitgeber muss die Niederschrift nur auf Verlangen aushändigen: die Angaben Nr. 1 bis 10 spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung, die übrigen spätestens nach einem Monat. Die Pflicht entfällt, soweit eine frühere Niederschrift oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag die Angaben bereits enthält.

Für wen gilt die Nachweispflicht?

Nach § 1 S. 1 NachwG für alle Arbeitnehmer, unabhängig von Stundenumfang und Dauer, also auch für Minijobber, Teilzeitkräfte und kurze Aushilfen. Praktikanten, die nach § 22 Abs. 1 MiLoG als Arbeitnehmer gelten, sind ebenfalls erfasst (§ 1 S. 2 NachwG); für sie regelt § 2 Abs. 1a NachwG eine eigene Nachweispflicht mit sieben Angaben. Verpflichtet ist immer der Arbeitgeber, nicht der Arbeitnehmer.

Wann wurde das Nachweisgesetz eingeführt?

Das Nachweisgesetz stammt vom 20. Juli 1995 (BGBl. I S. 946) und gilt seit dem 28. Juli 1995. Grundlegend überarbeitet wurde es mit Wirkung vom 1. August 2022 durch das Gesetz zur Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie (EU) 2019/1152. Die Textform kam mit Wirkung vom 1. Januar 2025 durch Artikel 50 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes hinzu (§ 2 Abs. 1 S. 2 NachwG).

Ist eine Kündigung des Arbeitsvertrags per E-Mail rechtswirksam?

Nein. § 623 BGB verlangt für Kündigung und Aufhebungsvertrag die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Eine Kündigung per E-Mail, als PDF-Anhang oder mit qualifizierter elektronischer Signatur ist deshalb nichtig (§ 125 S. 1 BGB). Die Textform-Erleichterung des Nachweisgesetzes ändert daran nichts, sie betrifft nur den Nachweis der Arbeitsbedingungen nach § 2 NachwG.

Fazit: Nachweisgesetz 2026 in drei Punkten

Erstens: Der Arbeitsvertrag ist formfrei, der Nachweis ist Pflicht und darf seit dem 1. Januar 2025 per E-Mail kommen, wenn alle vier Bedingungen des § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG erfüllt sind.

Zweitens: Papier bleibt Pflicht in den elf Branchen des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, seit dem 30. Dezember 2025 einschließlich Friseur und Kosmetik, für Praktikanten (§ 2 Abs. 1a NachwG) und immer, wenn der Arbeitnehmer Papier verlangt.

Drittens: Befristung, Kündigung, Aufhebungsvertrag und Wettbewerbsverbot folgen eigenen Formvorschriften, die unverändert gelten. Gelockert wurden dagegen Arbeitszeugnis, Altersgrenzenklausel, Ausbildungsvertrag und Überlassungsvertrag.

Prüfen Sie Ihre Vorlagen jetzt gegen die 15 Angaben aus Tabelle 2, nicht erst bei der nächsten Einstellung. Einen Überblick aus Beschäftigtensicht bietet der Ratgeber Arbeitsrecht.

Dieser Beitrag liefert eine Rechtsinformation und Rechtseinschätzung, keine Rechtsberatung im Sinne von § 2 RDG. Bei unklarer Branchenzugehörigkeit, formunwirksamen Befristungen, Wettbewerbsverboten und laufenden Bußgeldverfahren ist die anwaltliche Prüfung des Einzelfalls unverzichtbar.

Quellen

Alle Normtexte wurden am 24. September 2026 gegen die konsolidierten Fassungen auf buzer.de geprüft, einschließlich der Fassungshistorie jeder Formvorschrift. Die Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts wurden gegen die Primärquelle bundesarbeitsgericht.de geprüft, die Gesetzesbegründung im Original der Bundestagsdrucksache.

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  Anwendungsbereich: § 1 NachwG

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  Nachweispflicht, Textform, Pflichtangaben, Fristen, Branchenausnahme, Praktikanten, Ausland, Ersetzung durch den Arbeitsvertrag: § 2 NachwG

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  Änderung der Angaben: § 3 NachwG

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  Bußgeldvorschriften: § 4 NachwG

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  Übergangsvorschrift für Altverträge: § 5 NachwG

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  Unabdingbarkeit: § 6 NachwG

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  Branchenliste, Fassung seit 30. Dezember 2025: § 2a SchwarzArbG

• —

  Freie Gestaltung des Arbeitsvertrags: § 105 GewO

• —

  Arbeitszeugnis, elektronische Form seit 1. Januar 2025: § 109 GewO

• —

  Wettbewerbsverbot für alle Arbeitnehmer: § 110 GewO, § 74 HGB

• —

  Formnichtigkeit, Schriftform, elektronische Form, Textform: § 125 BGB, § 126 BGB, § 126a BGB, § 126b BGB

• —

  Schriftform von Kündigung und Aufhebungsvertrag: § 623 BGB

• —

  Befristung und Folgen unwirksamer Befristung: § 14 TzBfG, § 16 TzBfG

• —

  Altersgrenzenvereinbarung in Textform: § 41 SGB VI

• —

  Ausbildungsvertrag und Kündigung in der Ausbildung: § 11 BBiG, § 22 BBiG

• —

  Leiharbeit und Überlassungsvertrag: § 11 AÜG, § 12 AÜG

• —

  Klagefrist und Wirksamkeitsfiktion: § 4 KSchG, § 7 KSchG

• —

  Kopie der Niederschrift in den Entgeltunterlagen: § 8 BVV

• —

  Einsicht der Zollverwaltung: § 15 MiLoG

• —

  Beweiskraft der Privaturkunde: § 416 ZPO

• —

  Gesetzesbegründung zur Textform und zum Bußgeld: BT-Drucksache 20/13015 vom 25. September 2024, Beschlussempfehlung und Bericht des Rechtsausschusses zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, S. 119 bis 121

• —

  Schadensersatz und Grenzen der Vermutung aufklärungsgemäßen Verhaltens: BAG, Urteil vom 22. September 2022, 8 AZR 4/21, Leitsätze 1 bis 3

• —

  Ausschlussfrist trotz Nachweisverstoß: BAG, Urteil vom 21. Februar 2012, 9 AZR 486/10, Rn. 30 bis 35

• —

  Befristung nach Vertragsbeginn schriftlich festgehalten: BAG, Urteil vom 1. Dezember 2004, 7 AZR 198/04 (Leitsätze am 24. September 2026 über bag-urteil.com, lexetius.com und hensche.de geprüft)

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  Eingescannte Unterschrift bei der Befristung: LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 16. März 2022, 23 Sa 1133/21 (Pressemitteilung des Gerichts)

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